Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana merupakan bagian dari Kesekretariatan Pengadilan Negeri Sambas yang menyelenggarakan administrasi dan dukungan pengelolaan sumber daya manusia aparatur, organisasi, serta tata laksana.

Informasi mengenai tugas dan fungsi Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana disajikan pada halaman Tugas dan Fungsi Kesekretariatan.

Pengelolaan Kepegawaian

Pengelolaan kepegawaian dilaksanakan untuk mendukung tertib administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia aparatur Pengadilan Negeri Sambas.

Ruang lingkup administrasi kepegawaian antara lain:

1. pengelolaan data dan dokumen kepegawaian;
2. administrasi pengangkatan dan penempatan pegawai;
3. administrasi kenaikan pangkat dan jabatan;
4. administrasi kenaikan gaji berkala;
5. administrasi mutasi, promosi, dan pengembangan karier;
6. administrasi cuti dan izin pegawai;
7. administrasi pensiun dan pemberhentian;
8. administrasi penghargaan dan tanda kehormatan;
9. administrasi pengembangan kompetensi;
10. pengelolaan kehadiran;
11. administrasi disiplin pegawai;
12. administrasi pengelolaan dan evaluasi kinerja;
13. administrasi jabatan fungsional; dan
14. pelayanan administrasi kepegawaian lainnya sesuai dengan ketentuan.

Sistem Informasi Kepegawaian

Pengelolaan data kepegawaian dilaksanakan melalui sistem informasi yang ditetapkan oleh Mahkamah Agung Republik Indonesia serta sistem kepegawaian pemerintah yang digunakan sesuai dengan ketentuan.

Sistem Informasi Kepegawaian (SIKEP) Mahkamah Agung Republik Indonesia digunakan untuk mendukung pengelolaan dan pemutakhiran data aparatur di lingkungan Mahkamah Agung dan badan peradilan yang berada di bawahnya.

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana melaksanakan pemutakhiran, pemeriksaan, validasi, dan pengelolaan data sesuai dengan kewenangan serta menjaga kesesuaian antara data pada sistem dan dokumen sumber.

Pengelolaan Kinerja

Pengelolaan kinerja dilaksanakan sebagai bagian dari manajemen kinerja Aparatur Sipil Negara dan diarahkan untuk memastikan keterkaitan antara sasaran organisasi dan hasil kerja pegawai.

Pengelolaan kinerja meliputi:

1. perencanaan kinerja;
2. penetapan dan klarifikasi ekspektasi;
3. pelaksanaan, pemantauan, dan pendokumentasian kinerja;
4. pemberian umpan balik berkelanjutan;
5. evaluasi kinerja periodik dan tahunan;
6. dokumentasi hasil evaluasi; dan
7. tindak lanjut hasil evaluasi kinerja.

Pengelolaan kinerja dilaksanakan melalui sistem informasi yang ditetapkan pemerintah dan/atau Mahkamah Agung Republik Indonesia.

Kehadiran dan Disiplin

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana melaksanakan pengelolaan administrasi kehadiran serta dokumen yang berkaitan dengan pembinaan disiplin pegawai.

Administrasi disiplin PNS dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil serta ketentuan internal Mahkamah Agung Republik Indonesia.

Pengelolaan administrasi disiplin meliputi dokumentasi data kehadiran, administrasi pemeriksaan dan pembinaan sesuai kewenangan, serta dokumentasi tindak lanjut yang berkaitan dengan disiplin pegawai.

Cuti Pegawai

Pelayanan administrasi cuti meliputi penerimaan, pemeriksaan, pemrosesan, pencatatan, dan pendokumentasian permohonan cuti sesuai dengan jenis dan kewenangan pemberian cuti.

Tata cara pemberian cuti PNS dilaksanakan berdasarkan Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil sebagaimana diubah dengan Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2021.

Pelayanan cuti bagi PPPK dilaksanakan berdasarkan ketentuan manajemen PPPK dan ketentuan pelaksana yang berlaku.

Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana melaksanakan administrasi kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala sesuai dengan ketentuan.

Pelaksanaannya mencakup pemantauan pegawai yang memenuhi persyaratan, pemeriksaan kelengkapan data dan dokumen, pengusulan sesuai kewenangan, pemantauan proses, serta pemutakhiran data setelah keputusan atau dokumen terkait diterbitkan.

Promosi, Mutasi, dan Pengembangan Karier

Administrasi promosi, mutasi, dan pengembangan karier dilaksanakan berdasarkan ketentuan manajemen ASN dan kebijakan Mahkamah Agung Republik Indonesia.

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana menyiapkan data dan dokumen administrasi yang diperlukan dalam proses pengembangan karier sesuai dengan kewenangan Pengadilan Negeri Sambas.

Jabatan Fungsional

Pengelolaan administrasi jabatan fungsional dilaksanakan berdasarkan ketentuan mengenai jabatan fungsional dan kebijakan instansi pembina masing-masing jabatan.

Administrasi jabatan fungsional meliputi pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan jenjang, pengelolaan kinerja, angka kredit, kompetensi, serta pemutakhiran data sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pengelolaan angka kredit jabatan fungsional memperhatikan mekanisme konversi predikat evaluasi kinerja sesuai dengan ketentuan mengenai jabatan fungsional.

Pengembangan Kompetensi

Pengembangan kompetensi aparatur dilaksanakan untuk mendukung peningkatan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi pegawai sesuai dengan kebutuhan jabatan dan organisasi.

Pengembangan kompetensi dapat dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan, bimbingan teknis, seminar, lokakarya, sosialisasi, pembelajaran elektronik, coaching, mentoring, pelatihan di tempat kerja, serta bentuk pengembangan kompetensi lainnya.

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana melaksanakan administrasi, pendataan, dokumentasi, dan pemutakhiran riwayat pengembangan kompetensi pegawai.

Pensiun, Pemberhentian, dan Penghargaan

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana melaksanakan administrasi pensiun dan pemberhentian pegawai sesuai dengan ketentuan.

Subbagian juga memberikan dukungan administrasi terhadap usulan penghargaan dan tanda kehormatan serta hak kepegawaian lainnya sesuai dengan persyaratan dan kewenangan yang berlaku.

Organisasi

Bidang organisasi diarahkan untuk mendukung kesesuaian struktur, jabatan, kebutuhan sumber daya manusia, dan pembagian pekerjaan dengan tugas serta fungsi Pengadilan Negeri Sambas.

Pengelolaan organisasi antara lain meliputi:

1. penyiapan bahan penataan organisasi;
2. pemetaan jabatan;
3. penyusunan dan pemutakhiran informasi jabatan;
4. analisis jabatan;
5. analisis beban kerja;
6. penyusunan kebutuhan pegawai;
7. evaluasi jabatan sesuai kewenangan; dan
8. pengelolaan data organisasi.

Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

Analisis Jabatan (Anjab) dilaksanakan untuk memperoleh informasi jabatan yang diperlukan dalam penataan kelembagaan, kepegawaian, dan tata laksana.

Analisis Beban Kerja (ABK) dilaksanakan untuk memperoleh informasi mengenai beban kerja serta kebutuhan pegawai berdasarkan volume pekerjaan.

Penyusunan Anjab dan ABK dilaksanakan berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

Hasil Anjab dan ABK digunakan sebagai salah satu dasar dalam penyusunan kebutuhan pegawai, penataan dan distribusi sumber daya manusia, serta evaluasi organisasi.

Tata Laksana

Bidang tata laksana diarahkan pada penataan proses kerja agar penyelenggaraan administrasi dan pelayanan Pengadilan Negeri Sambas dapat berlangsung secara efektif, efisien, terukur, dan akuntabel.

Ruang lingkup tata laksana antara lain:

1. penataan proses bisnis;
2. pemetaan hubungan kerja antarunit;
3. penyusunan dan evaluasi prosedur kerja;
4. penyusunan dan pemutakhiran Standar Operasional Prosedur;
5. penyederhanaan proses administrasi;
6. dokumentasi tata laksana; dan
7. monitoring serta evaluasi pelaksanaan tata laksana.

Standar Operasional Prosedur

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana melaksanakan fungsi koordinatif dalam aspek organisasi dan tata laksana terhadap penyusunan, pembakuan, dokumentasi, pemutakhiran, dan evaluasi Standar Operasional Prosedur Kesekretariatan.

Masing-masing unit kerja tetap bertanggung jawab atas substansi teknis SOP sesuai dengan bidang tugas dan kewenangannya.

Pengelolaan SOP diarahkan untuk menghasilkan prosedur kerja yang jelas, terukur, terdokumentasi, mudah dievaluasi, dan sesuai dengan ketentuan organisasi serta tata laksana.

Reformasi Birokrasi

Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana memberikan dukungan terhadap pelaksanaan reformasi birokrasi dan peningkatan tata kelola organisasi di Pengadilan Negeri Sambas sesuai dengan kewenangannya.

Dukungan tersebut terutama berkaitan dengan penataan organisasi, tata laksana, manajemen sumber daya manusia aparatur, perubahan budaya kerja, serta penyediaan data dan dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan dan evaluasi reformasi birokrasi.

Pelayanan Internal

Sebagian besar pelayanan Subbagian Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana merupakan pelayanan internal bagi aparatur Pengadilan Negeri Sambas.

Pelayanan dilaksanakan dengan prinsip akurasi data, ketepatan waktu, tertib administrasi, akuntabilitas, keamanan informasi, dan perlindungan data pribadi.

Data pribadi serta dokumen kepegawaian yang bersifat terbatas atau dikecualikan tidak dipublikasikan kepada masyarakat kecuali berdasarkan kewenangan dan dasar hukum yang sah.

Dasar Hukum

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara.
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman.
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 1986 tentang Peradilan Umum, sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2004 dan terakhir dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1986 tentang Peradilan Umum.
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil, sebagaimana diubah dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil.
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2018 tentang Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja.
7. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil.
8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil.
9. Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan, sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2025 tentang Perubahan Keenam atas Peraturan Mahkamah Agung Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan.
10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.
11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai Aparatur Sipil Negara.
12. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2023 tentang Jabatan Fungsional.
13. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil, sebagaimana diubah dengan Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil.